On entend généralement par dématérialisation le fait de transformer

un document ou des données informatiques en format électronique.
 

Elle consiste à prendre en charge l’ensemble des données et/ou des documents physiques d’une entreprise ou d’un service pour les convertir, les numériser et permettre une gestion plus efficace en mode électronique

L’indexation va apporter la souplesse et la précision dans les recherches en ciblant par des critères de sélection le dossier ou le document à retrouver

les documents et données informatiques pris en compte des documents papier de format divers jusqu’au plan. des documentsde type microfiche, microfilm et carte à fenêtre (cf "en savoir plus" sur la marge gauche) Des fichiers informatiques de tous formats

La dématérialisation s'articule autour de trois étapes formant un processus de dématérialisation type :

  La numérisation du document qui fait typiquement intervenir des scanners professionnels de production avec des résolutions graphiques et couleurs.
La capture de l’image en format TIFF ou PDF va permettre la restitution et l’affichage (noir, niveau de gris ou couleur) sur support numérique pour un accès plus rapide.

Le traitement de fichiers informatiques par programme pour la capture, l’indexation, la restitution et l’affichage sur support numérique pour un accès plus rapide.

  L’indexation des documents est une étape qui va permettre de capturer des informations du document pour les retrouver une fois transférées vers une base de données ou un support de consultation.
L’indexation du document s’effectue au moyen d’outils logiciels de reconnaissance optique de caractères ou par saisie manuelle.
La consultation ciblée par l’indexation effectuée donne toute la force à ce mode de
traitement.

  La restitution des documents peut être en visualisation à l’écran, en impression papier, en diffusion ou transfert par messagerie.

  Le support d’enregistrement sera choisi en fonction de la gestion des documents selon le nombre d’utilisateurs, le taux de consultation, ou la diffusion ou la distance des utilisateurs : le cdrom autonome, le serveur web ou la microfiche argentique sont les supports les plus fréquents qui ont chacun leur particularité et leur force.

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LES AVANTAGES DE LA DÉMATÉRIALISATION

Une fois dématérialisé, le document électronique peut facilement et rapidement être retrouvé par des recherches directes ou croisées, par des mots clés.

Affiché à l’écran du poste de travail, le document peut être restitué et réimprimé dans sa forme originale sur papier, mais il peut également être copié sur CDROM ou diffusé par messagerie à différents destinataires et à un coût très faible.

Pour la conservation, la consultation ou la diffusion, c’est toute la souplesse et la force du document électronique face au papier.

Les moyens utilisés par ISE garantissent une fiabilité reconnue pour des résultats de grande qualité :

système de rejet en cas de passage simultané de plusieurs pages
redressement d’image par système mécanique et logiciel
qualité professionnelle de numérisation
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