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Plans, guides d'entretien, Notices d'utilisation
Documents commerciaux :
Contrats, dossiers clients/fournisseurs, courriers, tarifs, catalogues, enquêtes
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Factures, comptes annuels, grand livre, balance des compte, rapports financiers
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Baux, minutes, copropriétés Documents d'urbanisme :
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Dossier sinistre, constat, rapport d'expert
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La loi Sarbane Oaxley
La loi sur l’économie numérique
Les normes Afnor
contrôle des comptabilités informatisées
La loi de sécurité financièrela conservation des factures
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ARCHIVAGE ET INDEXATION
A ce jour, la définition de l’archivage électronique connaît une profonde mutation.
L’archivage de données et de documents est une exigence légale et fiscale de conservation souvent à titre de preuve mais aussi à titre de mémoire ou de conservation du patrimoine d’un entreprise ou d’une collectivité.
L’objectif de la normalisation de l’archivage électronique est de mettre en adéquation les supports numériques et le droit de la preuve afin de permettre de développer les moyens électroniques d’archivage.
Différentes normes ont été publié sur ces sujets, notons en particulier la norme AFNOR Z42-013 publiée le 12.02.1999 et la norme AFNOR Z43-400 plus récente publiée le 20 septembre 2005 sur l’archivage des données électroniques. Cette norme prend notamment en compte les nouvelles technologies.
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L’archivage électronique, proposé par ISE résout les problématiques de recherche et de conservation de documents avec un support autonome et indépendant du système d’information. |
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L’archivage est en parfaite conformité avec les dernières instructions fiscales sur le contrôle des comptabilités informatisées et sur la conservation des factures et avec les normes en vigueur.
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Les services associés renforcent la qualité et la sécurité par des garanties sur l’intégrité et l’irréversibilité du document ainsi que la datation réelle du traitement.
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SUPPORT NUMÉRIQUE TYPE CDROM WORM
Autonome et indépendant (conformité avec l’obligation légale), non réinscriptible, le support associé au logiciel PRODIP permet l’archivage et la consultation.
Le support contient le module de recherche et de visualisation (logiciel ProDIP) pour la consultation.
Il n’y a pas d’installation de licence à effectuer. Le cdrom est auto éxécutable.
Un nom et un mot de passe protègent l’accès au cdrom.
Les données sont indexées selon les critères de recherche définis par le Client (exemple : recherche par N° de facture, nom client, net à payer) et permettent une interrogation précise et rapide avec affichage du ou des pages demandées.
L’accès est direct et rapide par application, le document affiché est conforme au document original et peut être imprimé ou envoyé par messagerie.
Il est possible d’ouvrir plusieurs requêtes ou plusieurs archives en simultané.
Avec ces services associés d’horodatage et d’empreinte électronique, ISE apporte les garanties nécessaires et suffisantes d’intégrité et de datation du traitement effectué pour la conformité avec les obligations fiscales.
SUPPORT MICROFICHE ARGENTIQUE
L’activité microfiche originale argentique consiste à éditer des fichiers d’impression (fichiers informatiques ou fichiers images après numérisation) pour un archivage sur un support durable et légal (norme AFNOR Z43-122 et Z43-400)
L’immersion totale du support argentique dans les bains apporte les garanties d’irréversibilité du support selon les termes de l’article 1348 du Code Civil.
Des duplications de microfiches peuvent être réalisées comme copies.
La microfiche est un support économique qui répond aux contraintes de conservation légales à très long terme (durée de conservation supérieure à 100 ans) quelques soient les évolutions technologiques.
ISE est un des premiers centres de production de microfiches avec un équipement important et perfectionné.
ISE est également sensible à l’environnement et a mis en place des outils pour préserver l’environnement dans la chaîne de sa production.
Le développement durable fait partie de la culture de son Durable Data Management
STOCKAGE PHYSIQUE
ISE conserve pour ses clients des documents papier.
Un service d’enlèvement et livraison sont mis en place.
Les documents sont identifiés, répertoriés et rangés dans des boites conçues pour le stockage.
Les documents sont rapatriés sur demande.
Les supports informatiques sont également conservés par ISE
L'ÉDITIQUE
L’éditique consiste à imprimer les flux de données informatiques et à les diffuser.
L’impression laser traditionnelle consiste à imprimer sur papier feuille à feuille ou en continu, avec mise sous pli des documents par des moyens automatiques et à expédier par voie postale les plis.
L’impression électronique dématérialisée permet aujourd’hui d’éviter la phase papier, enveloppe et routage postal.
Nos moyens permettent de concevoir un document électronique, de prévoir par programme informatique les adresses e-mail des destinataires et de les envoyer par messagerie électronique avec des copies électroniques à d’autres destinataires.
Cette méthode apporte des gains très importants notamment des gains d’affranchissement considérables.
La distribution automatique de document électronique est en développement, et personne ne saurait l’ignorer à l’avenir. ISE a les outils et les compétences sur ces nouvelles technologies et est opérationnel pour satisfaire ses clients.
